Te contamos al detalle los gastos deducibles a incluir en tu declaración de la Renta

Los gastos deducibles de los autónomos son aquellos que se pueden restar de los ingresos para calcular el beneficio de la actividad económica y, por tanto, el impuesto a pagar. Pero no todos los gastos son deducibles, sino que deben cumplir unos requisitos establecidos por Hacienda.

¿Qué gastos son deducibles y cuáles no? ¿Cómo se pueden justificar y registrar? ¿Qué ventajas e inconvenientes tiene deducirse los gastos? Estas son algunas de las preguntas que se plantean muchos autónomos a la hora de hacer su declaración de la renta.

Para responder a estas cuestiones, vamos a imaginar que somos un autónomo que se dedica a la fotografía.

Nuestro nombre es Luis y trabajamos desde casa, aunque también nos desplazamos a diferentes lugares para hacer reportajes. Nuestros clientes son particulares y empresas, y cobramos por cada trabajo realizado. Nuestros gastos son variados: material fotográfico, alquiler de estudio, suministros, teléfono, internet, publicidad, dietas, viajes, etc.

¿Podemos deducirnos todos estos gastos?

La respuesta es que depende. Para que un gasto sea deducible, debe cumplir tres condiciones: estar vinculado a la actividad económica, estar justificado mediante factura o recibo y estar registrado en los libros de gastos e inversiones. Además, algunos gastos tienen unos límites o unas particularidades que hay que tener en cuenta.

Veamos algunos ejemplos:

El material fotográfico (cámaras, objetivos, trípodes, etc.) es un gasto deducible, ya que está directamente relacionado con la actividad. Sin embargo, hay que distinguir entre gastos corrientes y gastos de inversión. Los gastos corrientes son aquellos que se consumen o deterioran con el uso, como las pilas, los cartuchos de tinta o el papel fotográfico. Estos gastos se pueden deducir íntegramente en el año en que se producen. Los gastos de inversión son aquellos que tienen una vida útil superior a un año, como las cámaras o los ordenadores. Estos gastos se deben amortizar, es decir, repartir su coste a lo largo de su vida útil. Para ello, se aplican unos porcentajes de amortización que establece Hacienda. Por ejemplo, una cámara que cuesta 1.000 euros y tiene una vida útil de 10 años, se puede amortizar al 10% anual, es decir, 100 euros al año.

El alquiler de estudio es otro gasto deducible, siempre que se disponga de un contrato de arrendamiento y se pague mediante transferencia bancaria o cheque nominativo. Además, se debe comunicar a Hacienda el uso del local como afecto a la actividad económica. El importe del alquiler se puede deducir íntegramente, así como los gastos asociados al mismo, como el IBI, la comunidad o el seguro.

Los suministros (agua, luz, gas, etc.) son gastos deducibles, pero con matices. Si el autónomo trabaja desde casa, solo podrá deducirse el porcentaje correspondiente a la parte de la vivienda que utiliza para la actividad. Para ello, debe comunicar a Hacienda el porcentaje de superficie afecta a la actividad y el porcentaje de tiempo de uso. Por ejemplo, si Luis utiliza una habitación de 10 m2 de su piso de 100 m2 como estudio fotográfico, y la usa 8 horas al día de lunes a viernes, podrá deducirse el 10% de la superficie y el 33% del tiempo, es decir, el 3,3% de los suministros. Si el autónomo trabaja en un local independiente, podrá deducirse el 100% de los suministros.

El teléfono y el internet son gastos deducibles, pero también con matices. Si el autónomo utiliza el mismo teléfono o la misma conexión para fines profesionales y personales, deberá probar el grado de afectación a la actividad. Para ello, puede utilizar criterios objetivos, como el número de llamadas, el tiempo de conexión o el volumen de datos. Por ejemplo, si Luis tiene un contrato de teléfono e internet que le cuesta 50 euros al mes, y puede demostrar que el 60% de su uso es profesional, podrá deducirse 30 euros al mes. Si el autónomo dispone de un teléfono o una conexión exclusivos para la actividad, podrá deducirse el 100% del gasto.

La publicidad y la promoción son gastos deducibles, siempre que se puedan justificar y se relacionen con la actividad. Por ejemplo, Luis puede deducirse el coste de una página web, de unas tarjetas de visita, de unos folletos o de una campaña en redes sociales. Sin embargo, no podrá deducirse el coste de un regalo personalizado para un cliente, ya que se considera un gasto de atenciones a clientes, que no es deducible.

Las dietas son gastos deducibles, siempre que se cumplan unos requisitos. Las dietas son los gastos de manutención del autónomo cuando se desplaza fuera de su lugar habitual de trabajo por motivos profesionales. Para que sean deducibles, deben producirse en establecimientos de restauración y hostelería, abonarse mediante tarjeta o cualquier otro medio electrónico de pago y no superar los límites establecidos por Hacienda. Estos límites son de 26,67 euros al día si el desplazamiento es dentro de España y de 48,08 euros al día si es fuera de España. Si el desplazamiento implica pernoctación, estos límites se duplican. Por ejemplo, si Luis viaja a Madrid para hacer un reportaje fotográfico y se aloja en un hotel, podrá deducirse hasta 53,34 euros al día por sus gastos de comida y hasta 106,68 euros al día por su gasto de alojamiento, siempre que los pague con tarjeta y guarde los tickets.

Los viajes son gastos deducibles, siempre que se puedan justificar y se relacionen con la actividad. Los viajes son los gastos de transporte del autónomo cuando se desplaza fuera de su lugar habitual de trabajo por motivos profesionales. Para que sean deducibles, deben estar documentados mediante factura o recibo y deben indicar el origen, el destino, el motivo y la fecha del desplazamiento. Por ejemplo, Luis puede deducirse el coste del billete de avión, del tren, del autobús o del taxi que utilice para sus viajes profesionales. También puede deducirse el coste del peaje, del parking o del alquiler de un coche.

El vehículo particular es un gasto deducible, pero con muchas limitaciones. Solo se puede deducir el gasto del vehículo particular cuando se utiliza exclusivamente para la actividad económica o cuando se puede probar el grado de afectación a la actividad. Para ello, se debe llevar un libro de registro de kilómetros, donde se anoten los datos de cada desplazamiento. Además, se debe comunicar a Hacienda la matrícula del vehículo y el porcentaje de uso profesional. Por ejemplo, si Luis utiliza su coche particular para sus desplazamientos profesionales y puede demostrar que el 50% de su uso es para la actividad, podrá deducirse el 50% del gasto de combustible, mantenimiento, reparaciones, seguro, etc. También podrá deducirse el 50% del IVA soportado por estos gastos. Sin embargo, no podrá deducirse el gasto de amortización del vehículo, salvo que se trate de un vehículo mixto, como una furgoneta, que se presume que se utiliza al 100% para la actividad.

Estos son algunos de los gastos deducibles más habituales de los autónomos, pero no los únicos. Hay otros gastos que también se pueden deducir, como los de formación, los de asesoría o gestoría, los de seguridad social, los de intereses de préstamos, los de tributos, los de cuotas de colegios profesionales, etc. Lo importante es que todos estos gastos se puedan justificar y registrar adecuadamente, y que se ajusten a la normativa vigente.

Ventajas e Inconvenientes

Deducirse los gastos tiene ventajas e inconvenientes. La principal ventaja es que se reduce el beneficio de la actividad y, por tanto, el impuesto a pagar. Esto supone un ahorro fiscal para el autónomo, que puede reinvertir en su negocio o en su vida personal.

Los inconvenientes son tener que conservar las facturas y los justificantes de los gastos durante al menos 4 años, estar expuesto a posibles comprobaciones e inspecciones de la Agencia Tributaria, que pueden requerir más documentación o sancionar si detectan irregularidades y no poder deducirte algunos gastos que no están directa y exclusivamente relacionados con la actividad, como los de ropa, vehículos, suministros…

Esperamos haberte ayudado con nuestra explicación. Si quieres saber más sobre